ATER – Azienda Territoriale per l’Edilizia Residenziale del Comune di Roma – REF2ATER

L'ENTE

ATER, l’Azienda Territoriale per l’Edilizia Residenziale Pubblica del comune di Roma, nel corso del 2009, ha sviluppato e implementato la piattaforma REF2ATER, un sistema informativo per la gestione del patrimonio immobiliare.

LA SOLUZIONE A RIUSO

Nel 2009, a seguito di un’analisi di mercato per verificare l’esistenza e l’utilizzo di soluzioni con i requisiti necessari ad ATER, a fronte della sentita esigenza di disporre di un sistema informativo specifico per la gestione dell’ingente patrimonio residenziale pubblico presente nel territorio comunale di Roma, l’Azienda Pubblica ha sviluppato in house un sistema di gestione integrata web-oriented per l’ERP (Edilizia Residenziale Pubblica), a partire dalla soluzione REF BUILDING.

In particolare il team dei Sistemi Informativi (circa 5 persone impegnate sul fronte hardware e infrastrutture e 10 sul lato software), partendo da un importante lavoro di censimento e bonifica dei dati, ha proceduto a integrare le informazioni relative al patrimonio, alla contrattualistica e alla gestione amministrativa aziendale. In un’ottica di continuo miglioramento sta ora procedendo all’importazione e integrazione dei dati dell’area contabile. Oltre a permettere la gestione a 360 gradi del patrimonio pubblico (Patrimonio, Fiscalità, Censimento, Contratti, Contabilità, Oneri, Vendite e Morosità) REF2ATER consente la produzione di reportistica standard, potenziata dall’integrazione con il cruscotto di Business Intelligence.

L’introduzione della soluzione, a oggi utilizzata da 450 operatori allocati in diverse sedi, con una media di 160 accessi giornalieri, ha prodotto importanti benefici. La rideterminazione del canone a seguito di variazioni anagrafiche o reddituali, che ora avviene automaticamente e on line, veniva precedentemente effettuata manualmente con l’impiego di 5 ore uomo per ogni posizione. REF2TER ha consentito, su 1.500 posizioni annue, di ottenere un risparmio di circa 7.500 ore/uomo. L’automatizzazione dei flussi contabili, tra sistema gestionale e sistema contabile, ha abbattuto i tempi delle procedure amministrative, portandoli da 10giorni/mese a 2 giorni/mese. Tali flussi infatti erano, nel sistema precedente, implementati tramite estrazioni manuali e comportavano un oneroso lavoro di quadratura. Inoltre, grazie all’anamnesi puntuale del patrimonio è stato possibile individuare con maggiore esattezza il gravame fiscale su ciascun cespite consentendo ingenti risparmi.

L’integrazione tra tutte le aree operative dell’Azienda ha permesso la drastica riduzione di alcuni iter come quello della dismissione dell’immobile o dell’attivazione dell’iter legale. Il processo di gestione del censimento utenza, attraverso l’apposita creazione del portale di comunicazione dei Caf, ha comportato una drastica riduzione dei tempi di verifica delle informazioni fornite con un dimezzamento dei tempi per l’applicazione dei nuovi canoni. Analogamente, l’automazione dei processi contabili relativi alla fase di dismissione e l’integrazione dell’intero ciclo delle locazioni temporanee, con l’eliminazione di sistemi di ausilio, hanno comportato l’eliminazione della necessità di registrare le stesse informazioni su diversi sistemi, nonché la conseguente attività di congruenza delle informazioni registrate. Infine REF2ATER ha consentito l’eliminazione dei fermi di produzione, prima dovuti alla procedura mensile di bollettazione, che necessitava della sospensione dell’esercizio di tutti i precedenti applicativi in ambiente non integrato.

LA DIFFUSIONE SUL TERRITORIO

La partecipazione di ATER Roma in Federcasa (Federazione che associa 114 enti che, in tutta Italia, costruiscono e gestiscono abitazioni sociali realizzate con fondi pubblici) ha favorito, assieme ad altri canali informali di scambi di buone prassi, la promozione e la diffusione della conoscenza di REF2ATER alle altre aziende pubbliche che si occupano di edilizia residenziale. ATER ha, inizialmente, stipulato un accordo con i tre soggetti interessati al riuso di REF2ATER (ATC Torino, ACER Bologna, ITEA Trento), per poi trasformarlo in convenzioni bilaterali. Il loro contenuto definiva, oltre alla cessione gratuita del codice sorgente e della documentazione necessaria (Descrizione architettura software, Descrizione architettura hardware, Procedure di installazione e configurazione, Manuale utente), anche il supporto di tipo organizzativo e gestionale in fase di start-up, che è stato poi realizzato tramite alcune giornate di formazione in loco da parte di personale dei Sistemi Informativi presso i soggetti riusatori. Nel 2012 ATC Torino è stato il primo ente riusatore di REF2ATER.